Über das online Meldeportal „E-Détachement” registrieren Sie auch die Arbeitnehmer und können im Anschluss für jeden registrierten Arbeitnehmer einen sozialen Identitätsausweis, den sogenannten „Badge social“ als PDF Dokument herunterladen. Dieses Dokument ist von größter Wichtigkeit und wird von dem ITM (Gewerbeaufsicht) bei Kontrollen überprüft. Diesen Ausweis muss der Arbeitnehmer bei einer Entsendung nach Luxemburg stets mit sich führen entweder als ausgedrucktes Dokument oder elektronisch. Auf diese Weise kann der Arbeitnehmer sich bei einer Kontrolle durch die luxemburgischen Behörden identifizieren. Die Kontrollbehörde ITM überprüft alle relevanten Daten durch das Scannen des Barcodes, der auf dem Badge Social (sozialen Identitätsausweis) abgebildet ist.

Nach der Registrierung des entsendenden Unternehmens und der zu entsendenden Arbeitnehmer kann die eigentliche Entsendungsanmeldung vorgenommen werden.

Bei dieser Entsendungsanmeldung wird die voraussichtliche Dauer sowie das geplante Datum des Beginns und des Endes der Entsendung nach Luxemburg entsprechend dem Dienstleistungsvertrag angegeben. Diese Bestimmungen über die Entsendung gelten auch für sehr kurze Entsendungsdauern. Das entsendende Unternehmen muss demnach auch für Dienstleistungen, die nur einige Stunden an einem Tag dauern, eine Entsendungsanzeige über die elektronische Plattform „E-Détachement” beim Gewerbe- und Grubenaufsichtsamt (ITM) vornehmen. Zudem sind auch die Adresse(n) der Arbeitsplätze der entsandten Mitarbeiter im Großherzogtum Luxemburg anzugeben sowie die Art der auf nationalem Hoheitsgebiet ausgeübten Tätigkeit.

Bei einer Entsendung nach Luxemburg muss im Rahmen der Entsendemeldung ebenfalls eine sogenannte Bezugsperson angegeben werden. Bei der Bezugsperson handelt es sich faktisch um einen Ansprechpartner für die luxemburgischen Behörden. Es kann sich dabei um eine beliebige natürliche oder juristische Person handeln, sofern sie bestimmte Bedingungen, wie die Anwesenheit während der Dauer der Entsendung in Luxemburg, erfüllt. Es kann sich demnach beispielsweise um einen Arbeitnehmer des entsendenden Unternehmens, eine Treuhandgesellschaft, einen Anwalt usw. handeln. 

Die Bezugsperson ist zustellungsberechtigt.

Für jeden entsandten Arbeitnehmer müssen während der gesamten Dauer der Entsendung nach Luxemburg bestimmte Dokumente monatlich über die Online Plattform „E-Détachement” an die ITM übermittelt werden. Die Dokumente werden hochgeladen. Dazu gehören mind.:

Arbeitsnachweise: Die Arbeitsnachweise mit Angabe des Beginns, des Endes und der Dauer der täglichen Arbeitszeit für die gesamte Dauer der Entsendung nach Luxemburg.

Zahlungsbelege: Der Nachweis über die Zahlung des Lohns.

Lohnzettel: Der Lohnzettel.

Die monatlichen Dokumente können erst nach Ablauf des den betreffenden Monat entsprechenden Zeitraums (Beispiel: Die monatlichen Dokumente für den Monat Januar können erst nach dem 31. Januar hochgeladen werden) oder nach dem Ende des der Entsendung entsprechenden Zeitraums (Beispiel: Die Entsendung endet am 5. Januar. Die monatlichen Dokumente für den Monat Januar können demnach erst ab dem 6. Januar hochgeladen werden).